Tietosuojaseloste

IR Partnersissa olemme sitoutuneet suojaamaan asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, muiden sidosryhmiemme sekä viestintämme vastaanottajien yksityisyyttä. Käsittelemme henkilötietoja asianmukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se toiminnassamme on tarpeellista.

Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa ja merkitsemme muutospäivämäärän selosteeseen. Jos muutokset ovat merkittäviä, voimme kertoa niistä myös muulla tavalla, kuten sähköpostilla tai ilmoittamalla asiasta sivuillamme. Suosittelemme, että käyt säännöllisesti sivuillamme ja huomioit mahdolliset muutokset.

Tämä seloste on päivitetty 7.9.2026.

Rekisterinpitäjä

IR Partners Oy
Y-tunnus 3295312-1
Tammasaarenlaituri 3, 00180 Helsinki

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä:
Saija Serpola, saija.serpola@irpartners.fi, p. +358 50 434 1424

Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

IR Partners Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri.

Rekisterissä voidaan käsitellä IR Partnersin nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien edustajien sekä asiakaskirjeiden ja muun viestinnän vastaanottajien henkilötietoja. Rekisteriin voivat kuulua myös verkkosivuston lomakkeen kautta yhteyttä ottaneet henkilöt sekä IR Partnersin järjestämiin tilaisuuksiin tai kyselyihin osallistuvat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja niihin sovellettavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelyperusteet ovat seuraavat:

Käsittelyn tarkoitus	Käsittelyn oikeusperuste
Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen	IR Partnersin oikeutettu etu hoitaa ja kehittää liiketoimintaansa sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteitaan.
Sopimusten, toimeksiantojen, tarjousten ja muiden asiakkuuteen liittyvien velvoitteiden hoitaminen	Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen silloin, kun rekisteröity on sopimuksen osapuoli. Kun sopimus on tehty rekisteröidyn edustaman organisaation kanssa, käsittely perustuu pääsääntöisesti IR Partnersin oikeutettuun etuun hoitaa sopimus- ja asiakassuhdetta.
Asiakaspalvelu ja yhteydenottoihin vastaaminen	Sopimuksen täytäntöönpano, sopimusta edeltävät toimenpiteet tai IR Partnersin oikeutettu etu yhteydenottojen käsittelemiseen tilanteen mukaan.
Asiakaskirjeiden, kutsujen ja muun ajankohtaisviestinnän lähettäminen	IR Partnersin oikeutettu etu viestiä nykyisille asiakkailleen ja sidosryhmilleen tai rekisteröidyn suostumus silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Palveluiden markkinointi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille sekä muille sidosryhmille	IR Partnersin oikeutettu etu markkinoida palveluitaan yrityksille ja muille organisaatioille tai rekisteröidyn suostumus silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Suoramarkkinointikieltojen, peruutusten, suostumusten ja muiden viestintävalintojen ylläpitäminen	IR Partnersin oikeutettu etu ja soveltuvin osin lakisääteinen velvoite varmistaa, että rekisteröidyn valintoja ja suoramarkkinointikieltoa noudatetaan.
Tilaisuuksien, kyselyiden ja muiden sidosryhmätoimintojen järjestäminen	IR Partnersin oikeutettu etu järjestää toimintaansa liittyviä tilaisuuksia ja kyselyitä tai sopimuksen täytäntöönpano tilanteen mukaan.
Mahdollisten erityisruokavalio- ja allergiatietojen käsittely tilaisuuksien järjestämiseksi	Rekisteröidyn nimenomainen suostumus.
Palveluiden, viestinnän ja asiakaskokemuksen analysointi ja kehittäminen	IR Partnersin oikeutettu etu kehittää liiketoimintaansa, palveluitaan ja viestintäänsä.
Laskutus ja maksujen valvonta	Sopimuksen täytäntöönpano silloin, kun rekisteröity on sopimuksen osapuoli. Kun laskutus liittyy rekisteröidyn edustaman organisaation kanssa tehtyyn sopimukseen, käsittely perustuu IR Partnersin oikeutettuun etuun hoitaa laskutusta ja valvoa maksuja.
Kirjanpito ja muiden lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen	Lakisääteinen velvoite, kuten kirjanpito- ja verolainsäädännöstä johtuvat velvoitteet.
IR Partnersin ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen sekä oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen	IR Partnersin oikeutettu etu oikeuksiensa suojaamiseen sekä soveltuvin osin lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen.

Oikeutettu etu perustuu IR Partnersin liiketoimintaan sekä tarpeeseen hoitaa ja kehittää asiakas- ja sidosryhmäsuhteita, viestiä palveluista ja ajankohtaisista aiheista sekä markkinoida palveluita yritysten ja muiden organisaatioiden edustajille.

IR Partners on arvioinut oikeutetun edun käytön henkilötietojen käsittelyn perusteena ja katsoo, että käsittely on tarpeellista liiketoiminnan harjoittamiseksi eikä syrjäytä rekisteröityjen oikeuksia, vapauksia tai yksityisyyden suojaa.

Yrityksessä tai muussa organisaatiossa työskentelevälle henkilölle voidaan lähettää sähköistä suoramarkkinointia ilman ennakkosuostumusta, jos markkinoitavat palvelut liittyvät olennaisesti hänen työtehtäviinsä tai vastuualueeseensa. Muissa tilanteissa sähköinen suoramarkkinointi perustuu vastaanottajan ennakolta antamaan suostumukseen. Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää sähköisten markkinointiviestien lähettämisen viestissä olevan linkin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Kiellon jälkeen henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai sellaiseen profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:

henkilön nimi, asema, yritys tai organisaatio

yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite

henkilön työtehtävää ja ammatillista roolia koskevat tiedot

tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista

asiakkuuteen, toimeksiantoihin, tarjouksiin, sopimuksiin, laskutukseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot

tilaisuuksiin, kyselyihin ja muihin sidosryhmätoimintoihin liittyvät ilmoittautumis-, osallistumis- ja vastaustiedot

rekisteröidyn vapaaehtoisesti ilmoittamat erityisruokavalio- ja allergiatiedot silloin, kun ne ovat tarpeen tilaisuuteen osallistumiseksi

suoramarkkinointia koskevat suostumukset, kiellot ja muut valinnat

yhteydenottojen, tapaamisten ja muun vuorovaikutuksen yhteydessä annetut tiedot

muut asiakas- tai sidosryhmäsuhteeseen ja palveluihin liittyvät tarpeelliset tiedot

julkisista lähteistä kerättävät ammatilliset tiedot, kuten henkilön nimi, asema, organisaatio, työyhteystiedot sekä muut työtehtävään tai ammatilliseen rooliin liittyvät tiedot.

Verkkosivuston käyttöä ja evästeitä koskevat tiedot kuvataan erillisessä evästeselosteessa, jonka linkin löydät sivun alareunasta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi, esimerkiksi:

asiakassuhteen, toimeksiannon tai sopimuksen yhteydessä

sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisissa tai muussa yhteydenpidossa

verkkosivuston lomakkeilla lähetetyistä viesteistä

tilaisuuksiin ja kyselyihin ilmoittautumisen tai osallistumisen yhteydessä

sosiaalisen median tai muun sähköisen palvelun kautta.

Lisäksi voimme kerätä ja päivittää henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta sekä julkisista ja yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sanomalehdistä ja muista uutislähteistä, yritysten verkkosivuilta, yritys- ja kaupparekistereistä, yhteystietopalveluiden tarjoajilta sekä ammatillisista sosiaalisen median verkostoista.

Voimme myös saada tietoja viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Kun henkilötiedot saadaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, IR Partners toimittaa henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot viimeistään kuukauden kuluessa tietojen saamisesta tai ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä, jos se tapahtuu aikaisemmin. Tiedot voidaan antaa esimerkiksi lisäämällä viestiin linkki tähän tietosuojaselosteeseen.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä silloin, kun tietoja tarvitaan sopimuksen tekemiseen tai täyttämiseen, pyydetyn palvelun toteuttamiseen taikka lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Ilman tarvittavia tietoja IR Partners ei välttämättä voi tehdä sopimusta, toteuttaa pyydettyä palvelua tai vastata yhteydenottoon. Muiden henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja käsittelijät

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa:

toimivaltaiselle viranomaiselle lain sitä edellyttäessä

tilintarkastajille, kirjanpitäjille, oikeudellisille neuvonantajille ja muille asiantuntijoille silloin, kun tietojen luovuttaminen on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksien, sopimusvelvoitteiden tai oikeudellisten vaateiden hoitamiseksi

rekisteröidyn suostumuksella

tilaisuuden tai muun yhteistyön toteuttamiseen osallistuvalle kumppanille, jos tietojen luovuttaminen on sovitun toiminnan järjestämiseksi tarpeen ja luovuttamiselle on lainmukainen peruste

yritysjärjestelyn tai muun liiketoimintajärjestelyn yhteydessä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voivat käsitellä IR Partnersin lukuun muun muassa sähköposti- ja toimisto-ohjelmistopalveluiden toimittajat, asiakkuudenhallintajärjestelmien eli CRM-järjestelmien toimittajat, verkkosivuston ylläpito- ja hosting-palveluiden toimittajat, IT-tukipalvelut sekä muut henkilötietojen käsittelijöinä toimivat yhteistyökumppanit.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja IR Partnersin puolesta ja ainoastaan IR Partnersin antamien ohjeiden mukaisesti. IR Partners huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuojalainsäädännön edellyttämät sopimukset.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Osa IR Partnersin käyttämistä palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tai säilyttää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirroissa käytetään tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta tai Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin.

Lisätietoja henkilötietojen siirroissa käytettävistä suojatoimista sekä jäljennöksen niistä voi pyytää kohdassa ”Rekisterinpitäjä” mainitulta yhteyshenkilöltä.

Tietojen säilytysaika ja suojaaminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi. Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään asiakas- tai sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen tarvittaessa esimerkiksi kirjanpitoa tai oikeudellisia vaateita varten.

Markkinointi- ja viestintätietoja säilytetään niin kauan kuin henkilöllä on perusteltu yhteys IR Partnersin toimintaan, ellei hän vastusta suoramarkkinointia tai peruuta suostumustaan. Suoramarkkinointikieltoa koskeva tieto voidaan säilyttää kiellon noudattamiseksi. Tilaisuuksia varten annettavat erityisruokavalio- ja allergiatiedot poistetaan mahdollisimman pian tilaisuuden päätyttyä. Tietojen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti, ja tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot poistetaan.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tietoja käsittelevät vain ne IR Partnersin työntekijät ja palveluntarjoajat, joille se on työtehtävien tai palvelun tuottamisen vuoksi tarpeellista.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi sekä pyytää virheellisten tietojen oikaisemista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista, jos niiden säilyttämiselle ei ole lainmukaista perustetta. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Kun käsittely perustuu IR Partnersin oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voit vastustaa aina ilman perusteluja. Markkinointiviestien vastaanottamisen voi lopettaa viestissä ilmoitetulla tavalla tai ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.

Voit esittää oikeuksiasi koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen saija.serpola@irpartners.fi tai postitse rekisterinpitäjän osoitteeseen. IR Partners voi tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ja vastaa pyyntöön pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Välttämättömiä evästeitä käytetään sivuston toiminnan varmistamiseksi. Muiden evästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen.

Tarkemmat tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden käyttötarkoituksista, palveluntarjoajista ja säilytysajoista löytyvät sivuston evästeselosteesta, jonka linkin löydät sivun alareunasta. Voit antaa tai peruuttaa suostumuksesi ja muuttaa evästevalintojasi milloin tahansa Evästeasetukset-toiminnolla.