Mistä on onnistunut mediatilaisuus tehty: uutisarvosta, näkökulmista ja hyvästä valmistelusta

Nykyisessä hybridityön maailmassa moni tapaaminen hoituu Teamsin tai Google Meetin välityksellä. Paikasta toiseen siirtyminen vie tehokasta työaikaa, joten tapaamme toisiamme ruudun välityksellä. Tämä pätee myös mediasuhteisiin: haastattelut hoidetaan sovelluksissa, ja isommalle toimittajajoukolle järjestetään webinaari.

Toimittajat ovat tunnetusti kiireistä porukkaa, joten on varsin ymmärrettävää, ettei joka juttua lähdetä tekemään paikan päälle. Perinteisellä mediatilaisuudellakin on kuitenkin yhä paikkansa – kunhan toimittajille tarjoaa vastinetta ajalle. Tässä kaupankäynnissä keskeinen valuutta on uutisarvo.

Etenkin nopearytmisessä uutistyössä toimittajien on vaikea sitoutua olemaan yrityksen tilaisuudessa tiettynä päivänä tiettyyn kellonaikaan. Koskaan ei voi tietää tarkkaan, millainen uutispäivä on tulossa, joten on ymmärrettävästi vaikeaa luvata tulevansa paikalle. Tilaisuuden täytyy olla riittävän houkutteleva, jotta se pysyy toimittajan asialistalla potentiaalisena juttuaiheena.

Näin onnistut – viisi vinkkiä mediatilaisuuden järjestämiseen

Jos kiinnostavaa kerrottavaa on, kannattaa tilaisuus toki järjestää. Mutta mitä kaikkea pitäisi ottaa huomioon?

Ohjelma

Ohjelman on oltava sopivan pituinen – puolituntinen ei saa ihmisiä liikkeelle, mutta puolen päivän setti on jo liian raskas. Sisällön tulisi tarjota erilaisia näkökulmia ja/tai uutta tietoa, jonka merkitys ulottuu laajemmalle kuin vain yhtiön viivan alle. Tarjoa juttuvinkkejä valmiiksi mietittyinä: mitä dataa, näkökulmia tai henkilöitä media voisi hyödyntää?

Puhujat

Tilaisuuden tyyppi määrittää luonnollisesti jossain määrin, kenen on järkevää puhua. Esimerkiksi tietyn yhteiskunnallisen aiheen ympärille rakennettuun tilaisuuteen on kuitenkin hyvä tuoda myös yrityksen ulkopuolista, ”neutraalia” asiantuntemusta. Ulkopuolinen puhuja tuo parhaimmillaan uskottavuuden lisäksi houkuttelevuutta – erityisesti, jos heillä on uutta sanottavaa tai erilaisia näkökulmia.

Ajoitus

Päivämäärällä ja kellonajalla on väliä. Taloustoimittajia on turha yrittää houkutella mediatilaisuuteen keskellä kiireisintä tulosjulkistuskautta, eikä juhannuksen jälkeisellä viikolla välttämättä kannata yrittää kilpailla kesämökkien ja SuomiAreenan kanssa. Arkena toimistotyöajan puitteissa tai suoraan sen jälkeen ihmiset ovat parhaiten käytettävissä. Tapahtumaa suunnitellessa kannattaa myös tarkistaa päällekkäisyys muiden alan tapahtumien, kilpailijoiden julkaisujen sekä muiden mediatilaisuuksien kanssa.

Sijainti

Saattaa vaikuttaa itsestään selvältä, ettei tilaisuutta kannata järjestää paikassa, johon on kovin vaikea päästä. Osallistumishalukkuus on takuulla suurempaa, jos kohde on helposti saavutettavissa eikä sinne matkustaminen vie liian kauaa. Kutsussa on hyvä ohjeistaa, miten paikalle pääsee autolla ja/tai julkisilla kulkuneuvoilla.

Puitteet

Tilan järjestelyt eivät niinkään vaikuta siihen, tulevatko toimittajat paikalle, mutta ne voivat hyvinkin vaikuttaa siihen, millä mielellä he lähtevät pois. Viihtyisässä tilassa keskustelu käy rennommin, ja kahvi tai virvokkeet pitävät mielen virkeänä puolin ja toisin.

Mediatilaisuuden suunnittelu voi tuntua työläältä – mutta se kannattaa. Jos haluat sparrausta tai apua toteutuksessa, ota meihin yhteyttä! Autamme mielellämme myös muussa mediatyön suunnittelussa ja toteutuksessa.

Katja Espo

Liiketoimintajohtaja, strateginen viestintä, osakas

+358 40 511 4800 katja.espo@irpartners.fi